Front office adalah orang pertama yang akan kamu temui saat memasuki sebuah hotel. Mereka akan menyambut para tamu dan memberikan informasi pemesanan maupun yang lainnya. Role ini juga akan menjawab pertanyaan para tamu terkait berbagai hal, mulai dari supermarket terdekat, tempat wisata terdekat, dan banyak hal lainnya. Untuk mengetahui peran front office hotel selengkapnya, kamu bisa menyimak ulasan di bawah ini.

Dalam industri hospitality seperti hotel, front office menjadi bagian terdepan yang akan menerima tamu. Seperti namanya, staf yang berada di posisi front office tentunya bisa ditemukan di area depan hotel yakni lobby hotel dan meja resepsionis.

Mereka akan menyambut para tamu saat memasuki hotel dan melayani segala keperluan tamu. Mulai dari pemesanan, check in, sampai dengan check out. Maka dari itu jika dibandingkan dengan posisi staf lainnya, front office merupakan bagian yang paling banyak bersinggungan dengan tamu.

Bukan hanya resepsionis saja, ada beberapa posisi atau jenis pekerjaan yang termasuk dalam front office hotel. Berikut adalah jenis-jenisnya.

Resepsionis adalah jenis pekerjaan pertama yang akan kamu jumpai saat tiba di hotel. Petugas di posisi ini bertanggung jawab untuk membantu akomodasi tamu yang datang ke hotel. Namun bukan hanya itu saja, mereka juga akan membantu memberikan pelayanan lainnya yang dibutuhkan oleh tamu.

Sementara untuk menjaga kenyamanan para tamu, setiap hotel memiliki housekeeper. Tugas dari housekeeper ini adalah untuk menjaga kebersihan lingkungan hotel secara menyeluruh, mulai dari kamar tidur hingga fasilitas di luar kamar. Biasanya, housekeeper juga akan memberikan layanan housekeeping di kamar pada waktu-waktu tertentu.

Concierge sebenarnya merupakan petugas yang memberikan layanan reservasi, mengoordinasikan moda transportasi, sampai dengan menangani keluhan tamu. Mereka akan memberikan layanan dan memberikan informasi yang dibutuhkan.

Selanjutnya, bellboy adalah staf yang akan menyambut tamu untuk membawakan barang-barang yang dibawa. Bellboy termasuk dalam front office hotel karena mereka melayani langsung para tamu. Bukan hanya membantu membawakan barangs aat tiba saja, tetapi mereka juga bisa membantu sampai kepulangan para tamu.

Terakhir, front desk agent biasanya ditemui pertama kali oleh para tamu saat masuk ke hotel. Tugasnya memang tak begitu jauh berbeda dengan resepsionis. Tugas utamanya adalah membantu proses check in, check out, dan membagikan kunci kamar masing-masing.

Ada banyak pekerjaan yang dilakukan oleh front office hotel, di antaranya:

Greeting atau menyapa tamu menjadi tugas pertama yang harus dilakukan front office hotel. Namun, sapaan yang diberikan kepada tamu itu tidak bisa sembarangan. Ada standar greeting hotel yang perlu diperhatikan saat menyampaikan sapaan kepada tamu. Selain memberikan sapaan, mereka juga perlu menawarkan bantuan kepada para tamu.

Tugas selanjutnya ini adalah yang paling penting. Front office hotel harus memberikan informasi yang dibutuhkan untuk para tamu. Informasi yang dimaksud tentu saja dalam lingkup fasilitas hotel, jenis kamar, harga kamar, acara yang sedang berlangsung, wisata sekitar hotel, dan informasi lainnya.

Saat tamu belum mengetahui mana kamar yang akan dipesan, front office bertugas untuk membantu mereka memesan kamar yang diinginkan. Namun jika sebelumnya sudah memesan secara online, maka front office perlu mengecek dan mengonfirmasi kamar serta melanjutkan pendaftaran tamu.

Bahkan setelah tamu sudah mendapatkan kamar, petugas front office lainnya bertugas untuk membawa tamu ke kamar yang sudah dipesan sebelumnya. Tak jarang, front office juga membantu membawakan barang jika dibutuhkan bantuan.

Terakhir, front office juga melayani komplain dari para tamu tentang hotel yang dipesan. Saat menghadapi komplain tersebut, maka staf perlu memberikan jawaban dan solusi yang seuai dengan standar operasional prosedur (SOP).

Keberadaan front office hotel dengan perannya masing-masing itu bukan tanpa alasan. Di bawah ini ada beberapa fungsi keberadaan front office hotel.

Posisi front office merupakan posisi yang terpenting untuk melayani pelanggan. Mereka menjadi titik pertama yang harus menyambut para tamu dengan antusias. Maka dari itu, mereka bertugas untuk meningkatkan pengalaman tamu secara keseluruhan karena biasanya tamu akan menanyakan informasi apa pun kepada para front office.

Selain pengalaman, kepuasan tamu juga bberkaitan dengan kerja front office. Sebab, merekalah yang menyediakan informasi, bantuan, dan juga keramahtamahan lainnya. Jika front office baik, mereka akan menyambut tamu dan mengantisipasi apapun kebutuhan tamu. Hal itu akan berdampak pada kepuasan tamu secara menyeluruh.

Terakhir tentu saja, front office juga bertanggung jawab untuk menangani semua tugas administrasi. Mereka jugalah yang menerima panggilan pihak hotel dan juga menjawab pesan dari tamu. Jika dijabarkan, tugas itu mulai dari penerimaan pemesanan atau reservasi, pengaturan jadwal, koordinasi permintaan transportasi, sampai dengan pemesanan perlengkapan. Selain itu, front office juga harus memastikan semua informasi akurat agar tamu tidak mengalami kendala selama menginap.

Dengan begitu banyaknya tanggung jawab dari front office hotel, ada banyak cara untuk meningkatkan operasionalnya. Di bawah ini adalah beberapa tipsnya.

1. Otomatisasi dengan perangkat lunak di bagian depan hotel dan juga memanajemen saluran untuk menyederhanakan semua agen perjalanan online di satu tempat.

2. Pelatihan staf secara menyeluruh termasuk pengembangan profesional untuk meningkatkan pelayanan pelanggan.

3. Mendengarkan dan memahami kebutuhan tamu hotel agar bisa melayani mereka dengan lebih baik lagi.

4. Menerima masukan, baik yang baik maupun yang buruk, langsung maupun online, supaya bisa dilakukan perubahan menyeluruh.

5. Siapkan jadwal staf dengan melihat jumlah tamu dan juga waktu untuk memastikan jumlah front office cukup untuk mengelola para pengunjung.

Demikian pembahasan lengkap mengenai front office hotel yang ternyata memiliki cukup banyak peran dalam perhotelan. Jika kamu menginap di sebuah hotel, maka kamu bisa melihat bagaimana peran seorang front office hotel.

Namun jika kamu kebingungan saat akan mencari hotel, maka temukan hotel terbaik sesuai keinginanmu di Traveloka. Ada beragam pilihan hotel yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia bahkan sampai di luar negeri. Kamu pun bisa melakukan pemesanan melalui aplikasi dari jauh-jauh hari dan mendapatkan berbagai promo menarik.