Resepsionis hotel adalah petugas yang bertanggung jawab untuk menyambut tamu di hotel. Resepsionis hotel biasanya juga melakukan proses check-in dan check-out, menjawab pertanyaan, dan memberikan informasi serta bantuan yang diperlukan selama masa tinggal tamu di hotel. Ketahui informasi mengenai apa itu resepsionis hingga tugas resepsionis hotel selengkapnya di artikel ini.

Tugas resepsionis hotel sangat beragam dan melibatkan berbagai aspek pelayanan tamu serta administrasi. Berikut adalah penjelasan rinci mengenai tugas-tugas utama resepsionis hotel:

Tugas utama resepsionis hotel adalah menyambut tamu yang datang. Baik tamu tersebut menginap atau tidak di hotel, seorang resepsionis harus tetap memberikan pelayanan terbaik dan melayani tamu dengan tersenyum ramah. Dalam hal menyambut tamu ini, resepsionis juga dituntut untuk memberikan salam dan berlaku sopan pada setiap tamu yang datang. Perangai resepsionis di tugas ini sangat mempengaruhi bagaimana ia akan dinilai dalam pekerjaannya.

Setelah menyambut tamu, resepsionis hotel harus memastikan identitas tamu dan melakukan verifikasi reservasi mereka. Resepsionis hotel juga harus memberikan informasi mengenai fasilitas hotel dan aturan yang berlaku, mengisi dan memproses dokumen check-in, mengurus pembayaran dan memberikan kunci kamar. Tidak selesai sampai di situ, resepsionis hotel juga bertanggung jawab untuk mengatur check-out tamu, termasuk memproses pembayaran akhir dan menerima kunci kamar kembali.

Selain menerima tamu yang datang ke hotel, resepsionis hotel juga bertugas untuk menerima dan mengkonfirmasi reservasi kamar melalui telepon, email, atau sistem reservasi online. Tugas ini termasuk memperbarui sistem dengan informasi terbaru tentang ketersediaan kamar, dan mengelola permintaan khusus dari tamu, seperti kamar non-smoking, tempat tidur tambahan, atau layanan khusus lainnya.

Resepsionis hotel juga bertanggung jawab memberikan informasi mengenai fasilitas hotel, seperti restoran, gym, spa, dan layanan lainnya. Termasuk juga memberikan informasi tentang atraksi lokal, transportasi, dan tempat-tempat menarik di sekitar hotel, sampai menangani pertanyaan dan permintaan informasi lainnya dari tamu.

Resepsionis hotel bertugas mendengarkan keluhan atau masalah yang dihadapi tamu dengan sabar dan profesional. Selain itu, resepsionis hotel juga harus mengambil tindakan cepat untuk menyelesaikan masalah atau keluhan, dan mengeskalasi ke manajemen jika diperlukan.

Resepsionis hotel akan berkomunikasi dengan housekeeping untuk memastikan kamar siap untuk tamu baru. Termasuk juga dengan tim keamanan untuk memastikan keselamatan dan kenyamanan tamu. Harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, resepsionis hotel juga akan bekerja sama dengan layanan makanan dan minuman untuk mengatur pemesanan atau permintaan khusus dari tamu.

Resepsionis hotel juga bertanggung jawab menangani pembayaran tunai, kartu kredit, atau metode pembayaran lainnya. Bukan hanya itu, resepsionis hotel juga bertugas untuk membuat laporan harian tentang transaksi keuangan dan pengeluaran.

Selain itu, tugas resepsionis hotel juga memastikan data tamu disimpan dengan aman dan sesuai dengan kebijakan privasi, serta memperbaiki dan memelihara catatan administrasi sesuai kebutuhan.

Tugas resepsionis hotel selanjutnya adalah menjawab panggilan telepon dengan cepat dan profesional, serta menyampaikan pesan kepada tamu atau staf hotel lainnya dengan akurat.

Tugas resepsionis hotel juga termasuk mengatur transportasi, seperti pemesanan taksi atau layanan antar-jemput bandara, mengatur layanan tambahan seperti pemesanan restoran, tur, atau aktivitas lainnya untuk tamu.

Kualifikasi untuk menjadi resepsionis hotel mencakup berbagai keterampilan dan kompetensi, serta beberapa persyaratan pendidikan dan pengalaman. Berikut adalah kualifikasi yang umumnya diperlukan:

Sebagian besar posisi resepsionis hotel memerlukan setidaknya ijazah sekolah menengah atas (SMA) atau setara. Lulusan dari sekolah kejuruan atau program pelatihan khusus di bidang perhotelan atau manajemen pariwisata juga sering diutamakan.

Pelatihan dalam bidang perhotelan, manajemen pariwisata, atau layanan pelanggan dapat menjadi nilai tambah. Beberapa hotel bahkan menyediakan program pelatihan on-the-job untuk karyawan baru.

Kamu akan lebih menonjol dibanding yang lain jika sudah pernah berpengalaman menjadi resepsionis hotel sebelumnya. Namun, tidak perlu berkecil hati bagi kamu yang baru lulus dan ingin bekerja sebagai resepsionis karena beberapa hotel juga menerima fresh graduate asalkan kamu memiliki kemampuan dan skill yang dibutuhkan. Selain itu sertifikasi front office juga akan menjadi nilai tambah untuk resume yang kamu ajukan. Pastikan kamu mengantongi sertifikasi ini untuk mempermudah jalanmu menjadi resepsionis hotel.

Skill yang dibutuhkan sebagai resepsionis hotel tidak lain adalah kemampuan menggunakan perangkat lunak manajemen hotel. Termasuk juga kemampuan dasar dalam penggunaan komputer dan aplikasi perkantoran (Microsoft Office, email, dll).

Kemampuan berkomunikasi dalam bahasa Inggris juga sangat diperlukan, terutama di hotel-hotel yang banyak menerima tamu internasional. Bisa berbahasa Inggris, atau bahasa asing yang lain tentu menambah nilai tambah bagi kamu yang ingin menjadi resepsionis hotel.

Skill resepsionis hotel juga termasuk komunikasi verbal dan tulisan, memiliki orientasi yang kuat terhadap pelayanan pelanggan dan kemampuan untuk menangani keluhan dan masalah tamu dengan tenang dan efisien. Dari segi penampilan, resepsionis hotel dituntut untuk berpenampilan rapi dan profesional baik riasan, cara berbicara, maupun cara berperilaku.

Resepsionis hotel juga diharapkan mampu mengelola waktu dengan baik, memiliki empati, memiliki kemampuan memecahkan masalah dengan baik dan efisien, bisa bekerja sama dengan tim, berorientasi pada detail, serta fleksibel terhadap jam kerja shift.

Itu dia informasi mengenai resepsionis hotel. Berbicara mengenai hotel, Traveloka menghadirkan berbagai inventori hotel yang bisa Anda pesan secara praktis. Mulai dari hotel mewah, hotel murah, hingga penginapan lainnya di Indonesia maupun destinasi internasional. Booking hotel di Traveloka dan dapatkan promo menariknya!